Inwentaryzacja przez e-mail.

Rachunkowość.  Inwentaryzacja przez e-mail.

W ramach przeprowadzania inwentaryzacji jednostka zobowiązana jest przestrzegać przepisy ustawy o rachunkowości. Pamiętać dodatkowo warto, że inwentaryzacja stanowi najistotniejszy element urealnienia wartości aktywów i pasywów jednostki ( narzędzie dokonywania korekt wartości w księgach rachunkowych poszczególnych składników majątkowych). Proces ten realizowany może być na trzech płaszczyznach a mianowicie poprzez dokonywanie spisu z natury, weryfikację (ustalenie m.in. rozliczeń z US czy ZUS) oraz ustalanie sald.

W rachunkowości inwentaryzacja należności jest najbardziej czasochłonna - dokonywana jest poprzez ustalenia sald, które klasycznie są dokonywane za pośrednictwem poczty polskiej. 

Nowe czasy jednak to nowe wyzwania i nowe możliwości.

Dlatego również wysyłanie potwierdzenia sald w dzisiejszych czasach dzięki art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości możliwe jest poprzez e-mail. Dla "pewnego uproszczenia" ustawodawca nie doprecyzował jaką formę takie potwierdzenie powinno przybrać. Niemniej jednak po pewnych przekształceniach wykorzystać można art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazujący jakie cechy powinien posiadać dowód księgowy, którym jest również potwierdzenie sald. Powołując się tym samym na wskazane odniesienie prawne - podpis dowodu księgowe nie jest konieczny (brak konieczności E-podpisu), jeżeli wynika to z techniki dokumentowania dowodów księgowych.

Tym samym powołując się na opinie ekspertów można w pewnym uproszczeniu przyjąć, że elektronicznie potwierdzenie sald jest zasadne pod warunkiem braku wątpliwości co do tożsamości nadawcy e-mail. Jako poparcie takiej tezy często literatura i publikacje wskazują potwierdzenia sald rachunków bankowych, które nie zawierają przeważnie podpisów wystawiających.

Parafrazując wspomnianą treść wysyłanie potwierdzenia sald poprze pocztę elektroniczną jest procederem prawnie zasadnym, warto jednak za każdym razem dochować należytej staranności w weryfikacji wymogów formalnych. Dla przypomnienia wiąże się to z każdorazowym potwierdzaniem tożsamości osoby wysyłającej potwierdzenie (sald) oraz weryfikacji jej uprawnień do reprezentowania jednostki w wskazanym zakresie.